Az idő értékes erőforrás, különösen a munkahelyen, ahol a határidők gyorsan közelednek. A hatékony időgazdálkodás kulcsa lehet a sikeres munkavégzésnek és a szakmai fejlődésnek. 

Persze könnyű ezt mondani, ha csak a vágyainkon múlna, mind feketeöves hatékonyságistenek lennénk. Még ha legtöbbünknek nem is velünk született képessége ez, néhány egyszerű technikával az időgazdálkodás könnyen fejleszthető. Mutatjuk a legismertebb, könnyen alkalmazható trükköket. Persze a kulcs itt is a kitartás, ha választasz egy módszert, szánj rá időt is, és alkalmazd legalább néhány héten át, különben nem fogod érzékelni a különbséget. 

A Pomodoro módszer

Az egyik legismertebb időgazdálkodási technika a Pomodoro-technika, amely 25 perces koncentrációs időszakokat és 5 perces szüneteket javasol a feladatok között. Ez lehetővé teszi a felhasználó számára, hogy teljesen fókuszáljon egy adott feladatra, miközben rendszeres szüneteket tart, hogy feltöltődjön. Hogyan csináld?

• Válassz egy feladatot, vagy projektet, amelyre koncentrálni szeretnél. 
• Szerezz be egy időzítőt, vagy használd a telefonod időzítőjét, és állítsd be 25 percre. Ez lesz az első “Pomodoro” időszak, amikor folyamatosan dolgozol a kiválasztott feladaton.
• A 25 perc alatt koncentrálj a kitűzött teendőre, és zárd ki a külső zavaró tényezőket, mint a közösségi média, emailek, netes bóklászás. 
• Amikor az időzítő jelez, tarts 5 perces szünetet. Áll fel, nyújtózkodj, sétálj egy kicsit, vagy végezz valamilyen gyors, lazító tevékenységet.
• Ismételd meg a “ciklust” (25 perc fókusz, 5 perc lazítás) még három alkalommal. 
• A negyedik “Pomodoro” végén tarts hosszabb, 15-30 perces szünetet. 

A fentiek csak javaslatok, a Pomodoro módszert mindenkinek érdemes magára szabni, és kitapasztani, pontosan milyen hosszúságú ciklusok, milyen ismétlésszámok működnek a legjobban. Lehet, hogy neked 30 perces munkamenetek és 10 perces szünetek jobban fekszenek például, a lényeg az, hogy megtaláld a személyes ritmusod, és képes legyél következetesen alkalmazni a módszert a napi munkában.

Az Időblokkolás (Time Blocking) 

A Time Blocking egy olyan időgazdálkodási módszer, amelyben előre meghatározott időblokkokat rendelsz a feladatokhoz és tevékenységekhez. A módszer segít abban, hogy szervezettebbé válj, és javítsd a produktivitásodat. Itt vannak a fő lépések:

• Tervezd meg a napodat: kezdd azzal, hogy áttekinted a napi feladataidat és tevékenységeidet. Határozd meg, melyik feladatra mennyi időt szeretnél szánni, és milyen sorrendben szeretnéd azokat elvégezni.
• Oszd fel a napodat idő blokkokra. Minden blokk egy-egy feladatnak vagy tevékenységnek van dedikálva. Például reggel 9-től 11-ig egy projekt megtervezése, 11-től 12-ig email-ek megválaszolása, és így tovább.
• Rendelj címkéket vagy színeket a különböző tevékenységtípusokhoz (munka, személyes, szabadidő stb.), hogy könnyen átlátható legyen a napirended.
• Használj naptárt vagy naptár appot, hogy vizuálisan szem előtt tartsd az időblokkjaidat.
• Legyél rugalmas a tervezéssel, és hagyd, hogy legyen mozgástér az időblokkjaid között, legyen időd megválaszolni egy telefont, vagy kimenni egy kávéért. 
• A nap végén értékeld ki, hogyan teljesítettél, és igény szerint igazítsd a következő nap időblokkjait.

A Time Blocking módszerrel könnyebben láthatod, hogyan használod az idődet, és segít abban, hogy elkerüld az időpocsékolást és fókuszáltabb légy a feladataid elvégzésében. Csapdája, hogy sokszor akkor is hajlamosak vagyunk kitölteni egy egyórás blokkot, ha a feladat fél óra alatt elkészülhetne. Így ehhez szükség van némi önreflexióra is, hogy túl ne hajtsuk-stresszeljük magunkat a rövid idősávokkal, de az ellenkező végletbe se csússzunk bele, amikor a nap felében csak álmodozunk. 

Eisenhower doboza

Az Eisenhower mátrix a fentiekkel ellentétben inkább abban segít, hogy jól válaszd ki, mivel foglalkozz, és ne pazarolj időt felesleges, lényegtelen feladatokra. Az alapelv az, hogy segítsen megkülönböztetni a sürgős és fontos feladatokat, ezáltal segítve az egyéneket és csapatokat abban, hogy prioritizálják teendőiket, leggyakrabban vezetőknek szokták javasolni. Íme, hogyan működik:

• Rajzolj egy nagy négyzetet, és oszd fel négy kisebb négyzetre. A bal felső sarokban lévő négyzet jelöli a sürgős és fontos feladatokat, a jobb felső a nem sürgős, de fontos, a bal alsó a sürgős, de nem fontos, a jobb alsó pedig a nem sürgős és nem is fontos feladatokat. 
• Rendezd be a feladataidat és teendőidet a megfelelő négyzetekbe a sürgősség és fontosság alapján. 
• A bal felső négyzetben lévő feladatokat azonnal el kell végezni.
• A jobb felső négyzetben lévő feladatokat tervezd be a naptáradba, és végezd el őket a közeljövőben.
• A bal alsó négyzetben lévő feladatokat delegáld másoknak, ha lehetséges.
• A jobb alsó négyzetben lévő feladatokat, amennyiben lehetséges, minimalizáld vagy töröld.

Az Eisenhower doboz segít abban, hogy tisztán lásd, mely feladatok igényelnek azonnali figyelmet, és melyeket lehet halasztani vagy teljesen elfelejteni, így mindig a fontos dolgokra koncentrálhatsz.

Edd meg a békát!

Az Edd meg a békát technika lényege az, hogy azonosítsd, a nap melyik részében vagy a leghatékonyabb, és akkor elsőként legyél túl a legrosszabbon. Legtöbbünk délelőtt hatékony, így ez általában azt jeleni, hogy elkezdjük a napot a legkellemetlenebb feladattal – azzal, ami a legnehezebb, amit a legjobban utálunk, vagy amit a legnagyobb eséllyel halogatnánk, és ennek kipipálásával egyre csak javulni fog a munkanapunk.

• Reggel azonosítsd az aznapi békát
• Ha a béka összetett, bonyolult, nyűgös feladat, bontsd szét kisebb, menedzselhető lépésekre a folyamatot
• Láss neki a munkanap elején (vagy amikor te a leghatékonyabb vagy)
• Ha gyorsan megvagy vele, szuper! Ha nem, akkor 20-30 perces blokkokban foglalkozz a napi béka legyőzésével, a blokkok között pedig tarts szünetet – így megelőzheted, hogy kiégj az utálatos feladatban 
• Ha elkészültél, jutalmazd meg magad valami kellemessel, például csinálj egy finom kávét, vagy hívj fel egy jóbarátot egy párperces kellemes csevegésre

A békaevés egy egyszerű, de hatékony módszer a hatékonyságnövelésre, következetesen alkalmazva kevesebbet halogatunk, emiatt pedig kevesebb stresszt/lelkiismeretfurdalást élünk meg.