Időgazdálkodás profi módra: csinálj sokkal többet ugyanannyi idő alatt!
Persze könnyű ezt mondani, ha csak a vágyainkon múlna, mind feketeöves hatékonyságistenek lennénk. Még ha legtöbbünknek nem is velünk született képessége ez, néhány egyszerű technikával az időgazdálkodás könnyen fejleszthető. Mutatjuk a legismertebb, könnyen alkalmazható trükköket. Persze a kulcs itt is a kitartás, ha választasz egy módszert, szánj rá időt is, és alkalmazd legalább néhány héten át, különben nem fogod érzékelni a különbséget.
A Pomodoro módszer
Az egyik legismertebb időgazdálkodási technika a Pomodoro-technika, amely 25 perces koncentrációs időszakokat és 5 perces szüneteket javasol a feladatok között. Ez lehetővé teszi a felhasználó számára, hogy teljesen fókuszáljon egy adott feladatra, miközben rendszeres szüneteket tart, hogy feltöltődjön. Hogyan csináld?
A fentiek csak javaslatok, a Pomodoro módszert mindenkinek érdemes magára szabni, és kitapasztani, pontosan milyen hosszúságú ciklusok, milyen ismétlésszámok működnek a legjobban. Lehet, hogy neked 30 perces munkamenetek és 10 perces szünetek jobban fekszenek például, a lényeg az, hogy megtaláld a személyes ritmusod, és képes legyél következetesen alkalmazni a módszert a napi munkában.
Az Időblokkolás (Time Blocking)
A Time Blocking egy olyan időgazdálkodási módszer, amelyben előre meghatározott időblokkokat rendelsz a feladatokhoz és tevékenységekhez. A módszer segít abban, hogy szervezettebbé válj, és javítsd a produktivitásodat. Itt vannak a fő lépések:
A Time Blocking módszerrel könnyebben láthatod, hogyan használod az idődet, és segít abban, hogy elkerüld az időpocsékolást és fókuszáltabb légy a feladataid elvégzésében. Csapdája, hogy sokszor akkor is hajlamosak vagyunk kitölteni egy egyórás blokkot, ha a feladat fél óra alatt elkészülhetne. Így ehhez szükség van némi önreflexióra is, hogy túl ne hajtsuk-stresszeljük magunkat a rövid idősávokkal, de az ellenkező végletbe se csússzunk bele, amikor a nap felében csak álmodozunk.
Eisenhower doboza
Az Eisenhower mátrix a fentiekkel ellentétben inkább abban segít, hogy jól válaszd ki, mivel foglalkozz, és ne pazarolj időt felesleges, lényegtelen feladatokra. Az alapelv az, hogy segítsen megkülönböztetni a sürgős és fontos feladatokat, ezáltal segítve az egyéneket és csapatokat abban, hogy prioritizálják teendőiket, leggyakrabban vezetőknek szokták javasolni. Íme, hogyan működik:
Az Eisenhower doboz segít abban, hogy tisztán lásd, mely feladatok igényelnek azonnali figyelmet, és melyeket lehet halasztani vagy teljesen elfelejteni, így mindig a fontos dolgokra koncentrálhatsz.
Edd meg a békát!
Az Edd meg a békát technika lényege az, hogy azonosítsd, a nap melyik részében vagy a leghatékonyabb, és akkor elsőként legyél túl a legrosszabbon. Legtöbbünk délelőtt hatékony, így ez általában azt jeleni, hogy elkezdjük a napot a legkellemetlenebb feladattal – azzal, ami a legnehezebb, amit a legjobban utálunk, vagy amit a legnagyobb eséllyel halogatnánk, és ennek kipipálásával egyre csak javulni fog a munkanapunk.
A békaevés egy egyszerű, de hatékony módszer a hatékonyságnövelésre, következetesen alkalmazva kevesebbet halogatunk, emiatt pedig kevesebb stresszt/lelkiismeretfurdalást élünk meg.